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Soutien.

Trouvez les réponses dont vous avez besoin.

Généralités

Comment le processus Xref fonctionnera-t-il pour moi ?

Votre employeur potentiel utilise Xref pour recueillir des références écrites de votre ancien employeur. Pour commencer, vous devez cliquer sur le lien figurant dans le courriel qui vous a été envoyé par Xref.
Une
fois connecté, vous devrez confirmer :

- Vos coordonnées
- Le nom, l'adresse électronique et le numéro de téléphone de vos références, ainsi que les dates auxquelles vous avez travaillé avec elles.

Veuillez indiquer à vos références qu'elles recevront également un courrier électronique de Xref.

Qui dois-je mettre comme fournisseur de référence ?

Votre employeur potentiel décidera du nombre de références que vous devrez fournir. Il doit également vous indiquer de qui il doit provenir (par exemple, il peut demander une référence professionnelle pour un poste occupé au cours des deux dernières années). Ces instructions seront détaillées dans le premier courriel qui vous sera envoyé par Xref.

Que se passe-t-il une fois que la référence a été complétée ?

Vous et votre employeur potentiel recevrez un courriel vous informant que la référence a été soumise. L'employeur vous contactera alors pour vous informer des prochaines étapes de la procédure d'embauche.

Pouvez-vous contacter ma référence par téléphone ?

Xref ne recueille pas de références téléphoniques. Votre futur employeur exige des références écrites pour ses dossiers. Xref fournit à votre employeur potentiel la technologie nécessaire pour demander et recevoir ces références rapidement et en toute sécurité.

Comment puis-je empêcher l'envoi de courriels de rappel à mon adresse ou à ma référence ?

Veuillez contacter notre sympathique équipe d'assistance à la clientèle ci-dessous, nous nous ferons un plaisir de désactiver tout courrier électronique automatisé pour vous ou votre référence.

Ma référence est malade ou en vacances et ne pourra compléter ma demande qu'à une date ultérieure, que dois-je faire ?

Ce qui est formidable avec Xref, c'est que vos références ont la liberté de compléter leurs commentaires à leur propre rythme, au moment le plus opportun. Toutefois, nous vous suggérons de tenir votre employeur potentiel au courant de l'heure et de la date prévues pour la finalisation de votre demande, car il pourrait être désireux de faire progresser votre candidature.

Aide technique

Pourquoi ne puis-je pas accéder au lien de connexion ? 

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles un lien n'est pas accessible. Si vous ne pouvez pas accéder au lien de connexion, veuillez essayer ce qui suit :

- Vérifiez que vous disposez d'une connexion
Internet - Navigateur Web - mettez à jour votre navigateur ou utilisez une autre solution. Google Chrome, Safari, Firefox et Internet Explorer (10 et plus) sont tous des navigateurs
compatibles - Cookies - Supprimez votre cache et vos cookies. Cela se fera dans les paramètres
de votre navigateur - Essayez d'accéder au lien sur un autre appareil

Si vous rencontrez toujours des difficultés, veuillez contacter notre équipe "Customer Success" en soumettant un cas ci-dessous en utilisant la même adresse électronique que celle utilisée pour se connecter à Xref.

J'ai saisi des informations erronées à la première étape - comment puis-je les modifier ?

Une fois que les informations de la première étape sont soumises, elles ne peuvent plus être modifiées. Toutefois, le fournisseur de référence a la possibilité de modifier les informations que vous avez saisies, telles que les intitulés de poste, les dates et le nom de l'entreprise. Vous pouvez lui faire savoir si vous avez fait une erreur afin qu'il puisse la corriger.

Mon fournisseur de référence n'a pas reçu de courrier électronique de Xref, où est-il ?

Veuillez vous assurer que le courriel n'est pas allé dans leur dossier de courrier indésirable. S'il ne s'y trouve pas, veuillez contacter Customer Success ci-dessous et nous pourrons le renvoyer à partir d'un autre fournisseur de messagerie électronique.

Ma référence a été répertoriée comme "introuvable", peut-on encore me fournir une référence ?

Oui, le lien restera actif pour eux et ils peuvent compléter la référence à tout moment via l'un des liens que nous leur avons envoyés par e-mail.

Mon lien est invalide/expiré, que dois-je faire ?

Veuillez essayer d'effacer vos données de cache/cookies et votre historique de navigation. Si cela ne résout pas le problème, essayez d'accéder à Xref via un autre appareil (Xref est compatible avec tous les appareils).

Comment suivre la progression de ma référence ?

Suivez l'un des liens de connexion que Xref vous a envoyés par e-mail. Une fois connecté, vous verrez la progression de chacune de vos références. Xref vous enverra un courriel de confirmation une fois que la référence sera terminée.

Comment puis-je mettre à jour/remplacer ma référence ?

Pour mettre à jour/remplacer une référence dans Xref, il suffit de suivre l'un des liens de connexion que Xref vous a envoyés par e-mail. Dans la plate-forme, vous pouvez remplacer des détails et ajouter de nouvelles références. Une fois que vous avez saisi les nouvelles informations, vous pouvez revoir et ensuite soumettre les détails mis à jour. Xref enverra alors immédiatement une demande de référence par courriel au nouveau contact.

J'ai retiré ma demande - comment puis-je l'annuler ?

Veuillez contacter l'organisation qui a demandé vos références, la demande peut être supprimée de leur fin. Une fois qu'une demande a été supprimée, toutes les notifications par courrier électronique seront désactivées.

Je ne trouve pas mon e-mail de Xref me demandant de fournir mes coordonnées. 

Veuillez vérifier que votre dossier spam/junk n'a pas été filtré dans votre invitation Xref. Si vous ne trouvez pas un e-mail de notre part, veuillez contacter notre équipe d'assistance en indiquant vos coordonnées (nom et adresse e-mail) et nous l'examinerons pour vous.

Généralités

Comment le processus Xref fonctionnera-t-il pour moi ?

Vous avez été désigné pour fournir une référence écrite pour un ancien employé/collègue.

L'employeur potentiel a choisi d'utiliser Xref pour recueillir vos commentaires - une plate-forme sécurisée qui garantit que vos opinions arriveront sans erreur d'interprétation ou de modification.

Pour donner votre avis, veuillez cliquer sur le lien figurant dans le courriel qui vous a été envoyé par Xref.

Depuis la plate-forme, vous serez invité à le faire :
-
Confirmer les dates auxquelles le candidat a travaillé avec vous
- Fournir un retour d'information concernant l'historique de l'emploi du candidat Une

fois le processus terminé, l'employeur et le candidat seront informés.

Si, après 3 jours, la référence n'a pas été complétée, le candidat peut choisir de nommer une autre référence.

Les informations me concernant sont incorrectes (par exemple, l'organisation, le titre du poste, etc.).

Vous avez la possibilité de modifier n'importe quel détail qui vous est présenté à ce stade du processus de référence, il vous suffit de cliquer sur l'un des champs de texte qui doivent être modifiés, de supprimer les informations actuelles et de saisir les détails corrects.

Aide technique

J'ai des difficultés à accéder au lien

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles un lien n'est pas accessible. Si vous ne pouvez pas accéder au lien de connexion, veuillez essayer ce qui suit :

- Vérifiez que vous disposez d'une connexion
Internet - Navigateur Web - mettez à jour votre navigateur ou utilisez une autre solution. Google Chrome, Safari, Firefox et Internet Explorer (version 11) sont tous des navigateurs compatibles.
- Cookies - supprimez votre cache et vos cookies. Cela se fera dans les paramètres de votre navigateur.
- Essayez d'accéder au lien sur un autre appareil

Si vous rencontrez toujours des difficultés, veuillez soumettre un cas à Customer Success ci-dessous en utilisant la même adresse électronique que celle utilisée pour vous connecter à Xref.

Il ne me laissera pas soumettre ma référence

Veuillez vous assurer que vous avez répondu à toutes les questions posées. S'il y a une question déroulante et textuelle, vous devrez l'évaluer et la commenter pour la soumettre. Enfin, assurez-vous d'avoir "Révisé" puis "Soumis" votre référence en cliquant sur la page de soumission.

J'ai décliné accidentellement, comment puis-je relancer le processus ?

Veuillez retourner au courriel de Xref et vous pourrez accéder à nouveau au lien original et compléter le processus.

On m'a dit que je recevrai un courriel de Xref pour fournir une référence, mais rien n'est encore arrivé.

Veuillez vérifier votre dossier de courrier indésirable/spam pour vous assurer que votre invitation Xref n'y a pas été filtrée. Si vous ne trouvez pas un courriel de notre part, veuillez contacter notre équipe d'assistance en indiquant le nom du candidat dont vous nous fournissez la référence ainsi que votre nom et votre adresse électronique, ce qui nous permettra d'examiner la question pour vous.

Fournir un retour d'information

C'est contraire à la politique des entreprises, que dois-je faire ?

L'employeur potentiel exige des références écrites pour ses dossiers. Si vous ne pouvez pas vous engager dans le processus, veuillez cliquer sur le lien "refuser" dans le courriel ou sur la plateforme et le candidat sera invité à fournir les détails d'une autre référence.

Puis-je obtenir plus d'informations sur la société/le rôle auquel le candidat a postulé ?

Xref ne fait pas partie du processus de décision de l'employeur potentiel et toute information partagée devrait être laissée à la discrétion de l'employeur ou du candidat. Si vous avez besoin de plus d'informations, veuillez vous adresser directement au candidat.

Pouvez-vous me contacter par téléphone ?

L'employeur potentiel a choisi de recueillir des informations écrites sur le candidat pour ses dossiers. L'avantage pour vous est que vous pouvez compléter la référence dans votre propre temps et avec la tranquillité d'esprit que vos pensées et opinions arriveront en toute sécurité, et sans modification ou mauvaise interprétation. Si vous ne souhaitez pas vous engager dans le processus Xref, veuillez cliquer sur le lien de refus dans l'e-mail et le candidat sera invité à choisir une autre référence.

Utilisateurs

Comment créer un nouvel utilisateur ?

Les administrateurs de compte peuvent créer de nouveaux utilisateurs et désactiver toute personne qui n'utilise plus le compte.

Une fois connecté, l'administrateur du compte devra cliquer sur l'icône "Paramètres" dans le coin supérieur droit et sélectionner "Gérer les utilisateurs" puis "Créer un nouvel utilisateur" (à nouveau, dans le coin supérieur droit).

Si vous souhaitez savoir qui, au sein de votre compte, dispose d'un accès administratif, veuillez contacter votre gestionnaire de clientèle.

Comment puis-je modifier l'adresse électronique que j'ai saisie pour mon candidat ?

Si le candidat n'a pas reçu de courrier électronique en raison d'une adresse électronique incorrecte, veuillez supprimer la demande de références précédente et créer une nouvelle Xref avec l'adresse électronique correcte/mise à jour. Vous pouvez le faire lorsque vous vous connectez à la plateforme Xref et vous recevrez un remboursement automatique du crédit utilisé lors de la suppression de la demande d'Xref initiale.

Mon candidat n'a pas encore reçu d'e-mail de Xref

Veuillez vous assurer que votre candidat a vérifié ses dossiers de spam/spam pour toute correspondance de notre part. Si rien n'est découvert, veuillez vous assurer que vous avez utilisé une adresse électronique valide pour sa demande. Si l'adresse électronique est valide, veuillez contacter notre équipe d'assistance et nous examinerons la question pour vous.

Questionnaires

Comment mettre en place un nouveau modèle de référence ?

Vous pouvez télécharger un nouveau questionnaire en vous connectant à Xref et en allant à la page "Questionnaires". Vous pourrez consulter les différents questionnaires (modèles) que vous avez actuellement mis en place et télécharger les nouveaux questionnaires que vous souhaitez inclure.

Comment modifier un modèle de référence existant ?

Si vous souhaitez apporter des modifications à un questionnaire (modèle) déjà établi, il vous suffit de vous rendre dans l'onglet "Questionnaires" et de cliquer sur "Nouveaux questionnaires". Vous pouvez y télécharger un document qui détaille le nom du questionnaire et les questions que vous souhaitez modifier, supprimer ou ajouter.

Il n'y a pas de limite au nombre de questionnaires que vous pouvez avoir sur votre compte. Pour obtenir des conseils de bonne pratique ou des conseils sur les questionnaires, veuillez contacter votre Customer Success Manager.

Gestion de vos demandes Xref

Comment annuler ou supprimer une référence ?

Si une Xref est "en attente", vous avez la possibilité de supprimer ou d'annuler la demande.

Vous ne pouvez "supprimer" une Xref (et faire revenir le crédit sur votre compte) que si le candidat n'a pas encore saisi les coordonnées de son fournisseur de référence. S'il a saisi ses coordonnées, la seule option sera d'"annuler" la demande. Cela permettra d'éviter l'envoi automatique de courriels de rappel.

Une fois qu'une demande a été annulée, elle sera déplacée vers la section "Archivée".

Puis-je remplacer le fournisseur de référence du candidat ?

Oui, la plateforme Xref est sécurisée par le protocole SSL et certifiée ISO. Seuls les candidats ont la possibilité de remplacer leur fournisseur de référence qui n'a pas répondu ou qui a refusé en suivant l'un des liens de connexion que Xref leur a envoyés par e-mail.
Une fois qu'ils ont saisi leurs coordonnées, la nouvelle référence recevra immédiatement un courriel de Xref. Vous pouvez suivre tous ces changements dans la section "Cycle de vie". Pour voir le cycle de vie, il suffit de cliquer sur le nom du candidat dans la page "Demandes Xref".

Comment puis-je suivre la progression d'une référence ?

Toutes les Xref ont un cycle de vie qui enregistre toutes les activités associées à une demande de référence. Cela inclut les mises à jour de votre propre activité, ainsi que celle du candidat et du fournisseur de référence. Il permet également de suivre et d'enregistrer tous les e-mails de rappel automatiques qui sont envoyés.

Pour consulter le cycle de vie, il suffit de cliquer sur le nom du candidat sur la page "Demandes de référence". Vous pouvez voir toutes les définitions des icônes de statut à partir de la page "Xref Requests", en passant le curseur sur l'icône d'information "References".

Un candidat peut-il ajouter des références supplémentaires à une demande qui a déjà été remplie ?

Oui, veuillez informer Customer Success et nous pourrons débloquer la demande pour vous afin que le candidat puisse ajouter une autre référence.

Que signifie "inaccessible" ?

"Impossible à obtenir" signifie que tous les courriels de rappel ont été envoyés à la référence mais qu'ils n'ont pas complété la vérification. Le candidat est encouragé à faire un suivi auprès de sa référence ou à soumettre les coordonnées d'une autre référence.

Même lorsqu'une Xref est "introuvable", le lien de connexion de la personne de référence reste actif et, si la personne de référence le souhaite, elle peut compléter la référence normalement.

Vous pouvez consulter toutes les définitions de statut à partir de la page "Demandes d'Xref", en survolant l'icône d'information "Références".

Les candidats et les références reçoivent-ils des courriels de rappel ?

Des courriels de rappel automatisés sont envoyés aux candidats et aux références.

Une fois votre demande effectuée, le candidat reçoit immédiatement un courriel et est invité à fournir les coordonnées de ses précédents employeurs via Xref. Si les candidats ne donnent pas suite à cette demande initiale, ils recevront des courriels de rappel après 24, 36 et 48 heures.

En tant qu'employeur, vous recevrez des notifications en même temps que ces courriels afin que vous soyez informé de tout retard dans la procédure.

Il est important de préparer vos candidats et de les mettre au courant du processus Xref avant de faire une demande, afin qu'ils puissent immédiatement donner suite au courriel et s'assurer que les références sont renvoyées rapidement.

Je ne trouve pas de candidat dans le système, que dois-je faire ?

Veuillez vous assurer que vous ajustez les paramètres de date en conséquence et vérifiez également si la demande se trouve dans la section "Archivée". Si vous ne parvenez toujours pas à trouver le candidat, veuillez contacter Customer Success.

Vous n'avez pas eu votre réponse ?

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